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2021年至2023年6月，各地证监局和中基协网站公布了因私募基金管理人存在违规行为开具的行政监管措施、行政处罚以及纪律处分决定书（下文中统称“处罚案例”，行政监管措施、行政处罚、纪律处分统称“处罚”）。经统计发现，包括深圳**资产管理有限公司、**私募基金管理（苏州）有限公司、**资产管理（上海）有限公司、上海**投资管理有限公司在内的30多家私募机构因存在未妥善保存基金募集材料的行为被各地证监局和中基协♀开出罚单。

根据证监会和中基协的相关监管规定，私募基金管理人在募集过程当中，应妥善保存基金募集材料，否则可能被处罚。

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应妥善保存基金募集材料的规定

证监会《私募投资基≡金监督管理暂行办法》第四条规定：“私募基金管理人和从事私募基金托管业务的机构（以下简称私募基金托管人）管理、运用私募基金财产，从事私募基金销售业务的机㊣构（以下简称私募基金销售机构）及其他私募服务机构从事私募基金服务活动，应当恪尽职守，履行诚实信用、谨慎勤勉的义务。私募基金从业人员应当遵守法律、行政法规，恪守职业道德和行为规范。”第二十六条规定：“私募基金管理人、私募基金托管人及ω私募基金销售机构应当妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记录及其№他相关资料，保存期限自基金清ω　算终止之日起不得少于10年。”

证监会《证券期货投资者适⊙当性管理办法（2022年修正）》第三十二条规定：“经营机构应当按照相关规定妥善保存其履行适当性义务的╱相关信息资料，防止泄露或者被不当利用，接受中国证监会及其派出机构和自律组织的检查。对匹配方案、告知※警示资料、录音』录像资料、自查报告等的保存期限不得少于20年。”

中基协《私募投资基金管理人内部控制☆指引》第二十六条规定：“私募基金管理人应当保存私募基金内部控制活动等方面的信息及相关资料，确保信息的完★整、连续、准确和可追溯，保存期限自私募基金清算终止之日起不得少于10年。”

中基协《私募投资基金募集行为管理办法》第十一条规定：“募集机构应当妥善保存投资者适当性管理以及其他与私募基金募集业务相关的记录及其他相关资料，保存期限自基金清算终止之日〓起不得少于10年。”

中基协《基金募集机构投资者适当性管理实施指引（试行）》第十七条规定：“基金募集机构要建立完善的档案管理制度，妥善保存投资者适当性管理业务资料。投资者适当性管理制度、投资者信≡息资料、告知警示投资者资料、录音录像资料、自查报告等至少保〓存20年。”

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对未妥善保存█基金募集材料的处罚规定

证监会《私募投资基金监督管理暂行办法》第三十三条规定：“私募基金管理人、私募基金托管人、私募基金销售机构及其他私募服务机①构及其从业人员违反法律、行政法规及本办法规定，中国证监会及其派出机构可以对其采取责令改正、监管谈话、出具√警示函、公开●谴责等行政监管措施。”第三十八条规定：“私募基金管理人、私募基金托管人、私募基金销售机构及其他私募服务机构及其从业人员违反本办法第七条、第八条、第十一条、第十四条至第十七条、第二十四条至第二十六条规定的，以及有本办法第二十三条第一项至第七项和第九项所列行为之一的，责令改正，给予警告并处三万元以下罚款；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，给予警告并处三万元以下罚款；有本办法第二十三条第八项行为的，按照《证券法》和《期货交易管理条例》的有关规定处罚构成犯罪的，依法移交司法机关追究刑事责任。”

证监会《证券期货投资者适◣当性管理办法（2022年修正）》第三十七条规定：“经营机构违反本办法规定的，中国证监会及其派出机构可以对经营机构及其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，采取责令改正、监管谈话、出具警示函等监督管理措施。”第四十□一条规定：“经营机构有下列情形之一的，给予警告，并处以3万元以下罚款；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，给予警告，并处以3万元以下罚款：……（九）违反本办︼法第三十二条，未按规定妥善保存相关信息资料的……”

中基协《中国证券投资基金业协会会员管理办法》第二十九⌒条规定：“对违反法律法规及中国证监会授予协会实施自律管理的规范性文件或协会自律规则的会员或从业人员，协会可视情节轻重给予惩戒，实施自律管理措施或纪律处分。会员或从业Ψ 人员违反上述规定，需要对其实施行政监管措施或行政处罚的，移交中国证监会等有关机关处理。”

中基协《中国证券投资基金业协会自律管理和纪律处分措施实◣施办法》[1]第六条规定：“对机构实施的自律管理措施包括：（一）谈话提醒，即协会要求违规机构在指定时间和地点就有关违规行为接受协会问询、作⊙出说明和解释，并提示其及时纠正违规行为、防范合规风险；（二）书面警示，即协会通过书面形式将违规事实和自律管理措施告知违规机构，对其予以警示告诫，督促其纠正违∞规行为、防范合规风险；（三）要求限期改正，即协会要求违规机构在规定时限内纠正违规行为，并向协会提交书面整改报告；（四）要求增加内部合规检查次数，即协会要求违规机构在一定时限内按要求的频率或者次数进行内部合规检查并报告自♀查情况，督促其有效加强合规建设、提高合规意识；（五）协会规定的其他自律∴管理措施。”第八条规定：“对机构实施的纪律处分措施包括：（一）警告，即协会在官方网站或者通过其他公开方式对违规机构予以警示批评；（二）行业内谴责，即协会在基金行业内对违规机构予以通报、谴责；（三）公开谴责，即协会在官方网站或者协会指定其他媒体上对违规机构予以谴责；（四）限制︽相关业务活动，即协会在一定期限内暂不受理或者办理违规机构相关业务，或者要求违〖规机构的在管产品不得新增募集规模、投资者，不得新增投资，但按照有关规定属于自律管理措施的除外；（五）撤销登记，即协会撤销违规机构的私募基金管理人或者基金服务机构的登记；（六）取消会员资格¤，即协会取消违规机构的协会会员资格；（七）协会规定的其他纪律处分措施。”

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简要分析

（一）未妥善保存基金募集材料的认定

按证监会《私募投资基金监督管理暂行办法》第二十六条、《证券期货投资者适当性管理办法（2022年修正）》第三十二条，以及中基协《私募投资基金管理人内部控制指引》第二十六条、《私募投资基金募集行为管理办法》第十一条、《基金募集机构投资者适当性管理实施指引（试行）》第十七条的规定，私募基金管理人、私募基金托管人及私募基金销售机构应当妥善保存私募基金材料，包括投资者适当性管理、履行适当性义务、内部控制活动等方面的记录以及其他与私募基金募集业务相关的记录及其他相关资料，确保信息的完整、连续、准确和可追溯，保存期限自基金清算终止之日起不得少于10年。防止相关资料泄露或者被不当利用，接受中国证监会及其派出机构和自律组织的检查。对投资者适当性管理制度、投资者信息资料、匹配方案、告知警示资料、录音录像资料、自查报告等的保存期限不得少于20年。同时根据《私募投资基金监督管理暂行办法》第四条的规定，妥善保存基金募集材料也是私募基金管理人恪尽↑职守，履行诚实信用、谨慎勤勉的义务的体现。

从已有处罚案例】看，除案例中写明其存在“未妥善保存基金募集材料”之外， “未妥善保存投资者适当性管理的相关材料”、“未妥善保存基金资料，基金合同、投资者适当性管理资料存在部分缺失情况”、“未能妥善保存履行适当性义」务的相关信息资料”、“在相关产品更换管理人过程中未能完整交接投资者适当性管理材料，导致相关资料缺失”、“投资者资产证明文件缺失”、“投资者风险识别∑　和承担能力调查问卷缺失”等表述均可认定为存在未妥善保存基金募集材料的行为。

（二）对未妥善保存基金募集材料的处罚

按证监会《私募投资基金监督管理暂行办法》第三十三条、第三十八条，以及《证券期货投资者适当性管理办法》第三十七条、第四十一条规定，针对未妥善保存基金募集材料的违规行为，证监会及其派出机构处罚的对象包括：私募基金管理人、私募基金托管人、私募基金销售机构及其他私募服务机构及其从业人员。

具体采取的行政监管措施包括：①责令改正；②监管谈话；③出具警示函；④公开谴责；⑤证监□　会规定的其他行政监管措施。行政处罚包括：①给予警告并处三万元以下罚款；②对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，给予警告并处三万元以下罚款。

按中基协《中国证券投资基金业协会自律管理和纪律处分措施实施办法》第六条和第八条的规定，针对未妥善保存基金募集材料的违规行为，中基协对机构实施的自律管理措施包括：①谈话提醒；②书面警示；③要求限期改正；④要求增加内部合规检查次数；⑤协会规定的其他自律管理措施。中基协对机构实施的纪律处分措施包括：①警告；②行业内谴责；③公开谴责；④限制相关业务活动；⑤撤销登记；⑥取消会员资格；⑦协会规定的其他纪律处分措施。

从已有处罚案例看，针对未妥善保存基金募集材料的违规行为，证监会对私募基金管理人一般采取责令改正、出具警示函、公开谴责等行政监管措施；在行政处罚方面，一般对管理人采取给予警告，并处1-3万元罚款；中基协对管理人一般采取书面警示、要求限期改正、公开谴责、暂停受理⌒　其私募基金产品备案三个月或六个月等处罚。[2]

（三）《私募投资基金监督管理条例》颁布后可能加大处罚力度

《私募投资基金监督管理条例》为国务院2023年7月3日发布的法规，于2023年9月1日正式实施，该条例也对未妥善保存基金募集材料的违规行为作了相关规定，并大幅提高了对违规行为的处罚▼标准。

对于未妥善保存基金募集材料的违规行为，该条例第十一条规定：“私募基金管理人应当履行下列职责：……（六）保存私募基金财产管理业务活动的记录、账册、报表和其他有关资料……”从该条款中也可以看〗出保存档案资料是管理人的法定职责。

对于未妥善保存基金募集材料承担的法律后果，该条例第五十八条第一款规定：“私募基金管理人、私募基金托管人、私募基金服务机构及其从业人员违反本条例或者国务院证券监督管理机构的有】关规定，情节严重的，国务院证券监督管理机构可以对有关责任人员采取证券期货市场禁入措施。”

根据以上规定，条例生效后，对于管理人存在未妥善保存基金募集材料行为的，除按前文所提到的法律规定对该行为进行处罚外，情节严重的，国务院证券监督管理机构可以对有关责任人员采取证券期货市场禁入措施。

来源：PE实务

作者：刘杜 刘悦珊